Les meilleurs outils de gestion des stocks pour les cavistes et restaurateurs

Mis à jour le 6 décembre 2022

Gérer ses stocks n’est jamais facile pour un restaurateur ou un caviste : suivre les entrées et les sorties, savoir quand recommander sans se retrouver en situation de surstock ou de rupture de stock... Que ce soit en vin ou pour les produits nécessaires au menu, il est essentiel de bien suivre ses stocks pour assurer une offre complète à ses clients et éviter la frustration.

Utiliser un logiciel spécialisé pour la gestion des stocks

En vous équipant des bons outils, vous pouvez vous assurer de ne rien laisser passer et de piloter correctement vos stocks. Un suivi via un excel voire une feuille de papier laisse vite la place aux erreurs et aux oublis. Avec le digital, des solutions plus fiables et plus rapides existent pour contrôler toutes les entrées et sorties de bouteilles des stocks et pour connaître les bons moments pour recommander.

Les outils digitaux permettent donc de vous faire gagner en fiabilité et aussi de vous faire gagner beaucoup de temps puisque beaucoup de tâches sont automatisées, voire supprimées. Du gain de temps sur vos tâches administratives, c’est plus de temps pour vous consacrer à la qualité de votre service, de vos sélections de produits et de votre cuisine. Nous vous avons sélectionné quelques outils parmi l’offre large qui existe sur la gestion digitale des stocks.

Pour la gestion des stocks de vin

Pour la gestion des stocks propre aux vins, il existe l’outil Somm’it, qui se définit comme un sommelier digital qui aide à construire la carte des vins, à les sélectionner, à suivre les performances des ventes de vins et surtout à contrôler les stocks de la cave.

L’avantage de cet outil est qu’il vous permet de piloter vos ventes de vins, tout en vous alertant lorsqu’il y a besoin de recommander. Il est spécifique pour le vin et est donc adapté à la gestion de votre cave. Cet atout en fait aussi son inconvénient puisqu’il ne vous permettra pas de suivre les stocks des autres produits de votre restaurants, ceux nécessaires à vos menus, à vos autres boissons, etc…

Pour la gestion globale des stocks

Si vous avez besoin d’un outil de gestion des stocks plus global (gestion de tous les produits), nous vous conseillons L’Addition. L’addition est un système de caisse enregistreuse qui va bien au delà de la gestion des stocks. Cet outil inclut aussi la prise de commande, l’encaissement, un système de réservation. Le fait qu’il soit aussi complet le rend aussi simple à utiliser et à gérer pour sa fonctionnalité de gestion des stocks. Vous pouvez en un clic enregistrer les entrées de quantités ainsi que leur prix. Vous aurez aussi une quantité de référence à définir qui correspond à la quantité à partir de laquelle il faut que vous vous réapprovisionner vos stocks. Vous pouvez aussi indiquer les sorties de stock correspondant à des casses ou à des produits périmés, etc… Enfin, le fait que cet outil soit aussi relié à l’outil de prise de commande permet au serveur de savoir directement lors de la prise de commande si un plat est disponible en cuisine ou non.

Dans le même genre, il y a aussi l’outil Easilys, qui permet aussi de gérer facilement les entrées et sorties de stock. Cet outil ne fait pas caisse enregistreuse mais est complet lui aussi puisqu’il permet la gestion des menus et des recettes au restaurant, ce qui est très important aussi pour la gestion des stocks pour connaître les quantités de chaque produit.

Quelques règles de base de la gestion des stocks

Vous avez donc une idée des outils digitaux qui existent pour gérer ses stocks et leurs fonctionnalités. Malgré cette automatisation, il faut toujours veiller à quelques règles de base sur sa gestion des stocks :

régulièrement vérifier si le stock réel est bien celui indiqué sur l’outil. Il peut toujours arriver des oublis d’entrée ou de sortie manuelle à faire.
suivre la règle du “premier entré, premier sorti” pour éviter à certains produits de périmer et pour réussir à bien écouler ses stocks, surtout lorsqu’on souhaite renouveler sa carte
anticipez vos quantités de références : il se peut que la quantité de référence varie sur des produits similaires si les fournisseurs sont différents et leur rapidité de livraison peut être variable selon le fournisseur. Il faut donc bien les définir en tenant compte de tous ces facteurs et potentiels aléas.
pour les produits sujets à des saisonnalités, indiquez le bien sur la carte pour ne pas faire de faux espoirs à votre clientèle.

Vous avez donc toutes les cartes en main pour avoir une bonne gestion de vos stocks et éviter de trop y perdre de temps. Pour éviter de perdre du temps à d’autres postes de gestion, sachez qu’il y a bien d’autres outils indispensables aux restaurateurs pour la gestion du recrutement, de la réservation, de l’approvisionnement, etc…

Pour vous fournir en vin par exemple, Les Grappes Pro propose aux professionnels de la restauration un accès direct à une sélection de de vignerons récoltants, tout en leur offrant des conseils sur la manière de créer sa carte et de faire sa sélection en vins.